Information om behandling av personuppgifter för Dig som är hyresgäst eller står i vår kö

Falköpings Hyresbostäder AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör  vårt uppdrag. 

När du ställer dig i vår kö

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att både du och vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad/lokal/bilplats hos oss

När du blir erbjuden ett objekt hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. mer uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare hyresförhållanden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare, god man eller borgensman behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden. Detsamma gäller vid bostadsanpassningar.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet eller ett företag som tillhandahåller bredband eller el. I dessa fall har vi ett avtal med det berörda personuppgiftsbiträdet där vi reglerar hur denne får använda personuppgifterna samt hur de ska förvaras och rensas.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Vissa uppgifter sparas längre om det följer av lag, t.ex. bokföringslagen. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

Vid användning av elektroniska nyckelsystem har vi särskilda rutiner för att säkerställa att informationen från boknings- och passageloggar är begränsad till ett fåtal personer och ändamål samt att informationen raderas senast efter två veckor.

 

När hyresförhållandet är slut

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Dina rättigheter

Dina rättigheter som registrerad framgår av dokumentet ”Övergripande information till registrerade”. Även kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud framgår i detta dokument.

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.